Bild: Wer schreibt, der bleibt…
Ein Protokoll zu verfassen, mag zunächst kompliziert erscheinen, ist aber mit etwas Übung und den richtigen Schritten ganz einfach. Hier sind einige Tipps, wie du ein Protokoll erstellst, das sich in deinem Alltag bewährt:
Kurz gesagt, ist das Wichtigste, was beim schriftlichen Verfassen zu beachten ist: Ort + Datum + „Protokoll“ (als Überschrift) und der Zweck der Dokumentation (z.B. Protokoll zum Telefonat) + Hergang formuliert + Unterschrift.
Ein gutes Protokoll dient nicht nur der Dokumentation, sondern auch der Nachvollziehbarkeit und der effizienten Arbeitsorganisation. Und: Warum Protokolle wichtig sind: mehr >>
Wie schreibe ich ein Protokoll für den alltäglichen Gebrauch?
Grundprinzipien eines Protokolls
Die wichtigsten Elemente eines jeden Protokolls sind:
📌 Ort & Datum – Wann und wo fand das Ereignis statt?
📌 Überschrift – Ein klarer Titel („Protokoll des Telefonats mit Firma X“).
📌 Zweck der Dokumentation – Warum wird dieses Protokoll erstellt?
📌 Inhaltliche Zusammenfassung – Der wesentliche Verlauf der Besprechung oder des Ereignisses.
📌 Unterschrift oder Verantwortlichkeit – Wer hat das Protokoll verfasst und wer ist für die Umsetzung zuständig?
Idealerweise sollte ein Protokoll nicht länger als eine DIN-A4-Seite sein, um Lesbarkeit und Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
1. Vorbereitung: Die Basis für ein gutes Protokoll
🔹 Ziel definieren: Wofür wird das Protokoll benötigt? Geht es um eine Besprechung, eine technische Überprüfung oder eine Arbeitsanweisung?
🔹 Hilfsmittel bereitstellen: Ein Notizblock, ein Laptop oder eine Sprachaufzeichnung (mit nachträglicher Verschriftlichung) können nützlich sein.
🔹 Rahmendaten notieren: Datum, Uhrzeit, Ort sowie Beteiligte sollten von Anfang an festgehalten werden.
2. Die Grundstruktur eines Protokolls
🖋 Titel & Einleitung: Ein prägnanter Titel sorgt für Orientierung („Protokoll des Teammeetings vom 17. Februar 2025“). In der Einleitung werden Teilnehmer, Dauer und Anlass des Treffens genannt.
Agendapunkte, Tages: Eine strukturierte Auflistung der besprochenen Themen in chronologischer Reihenfolge erleichtert den Überblick.
3. Inhaltliche Aufzeichnung: Klar, prägnant und nachvollziehbar
✅ Kurz und prägnant formulieren: Ausschweifende Schilderungen vermeiden – jedes Protokoll ist eine Arbeitsgrundlage, keine Erzählung.
✅ Wichtige Entscheidungen hervorheben: Vereinbarte Maßnahmen, offene Fragen oder vertagte Themen sollten klar erkennbar sein.
✅ Direkte Zitate sparsam einsetzen: Falls wörtliche Aussagen relevant sind, sollten sie kenntlich gemacht werden, aber nicht überstrapaziert werden.
4. Formale Gestaltung für bessere Lesbarkeit
📌 Klare Struktur: Absätze, Listen und Unterpunkte erleichtern die Orientierung.
📌 Einheitlichkeit wahren: Ein standardisiertes Format spart Zeit und ermöglicht eine bessere Archivierung.
5. Nachbereitung: Qualitätssicherung und Verteilung
🧐 Inhaltliche Prüfung: Vor der Weitergabe sollte das Protokoll auf Vollständigkeit und Verständlichkeit überprüft werden.
📩 Verteilung: Idealerweise erhalten alle relevanten Personen das Protokoll zeitnah, damit es als Arbeitsgrundlage dienen kann.
6. Praktische Tipps für effektives Protokollieren
Aktiv zuhören: Der Fokus liegt auf den wesentlichen Punkten, nicht auf jeder Kleinigkeit.
Nachfragen, wenn nötig: Unklare Aussagen sollten sofort geklärt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Zeitmanagement beachten: Wenn möglich, bereits während des Treffens mitschreiben, um späteren Aufwand zu reduzieren. Stichpunkte können helfen, wenn das Gespräch zu schnell verläuft.
💡 Tipp: Falls spontane Notizen unübersichtlich oder schwer lesbar sind, können sie als Anhang beigefügt werden, um die Nachvollziehbarkeit zu erhöhen.
Beispiel für eine klare Protokollstruktur
Anschrift, Firmenanschrift …
Protokoll Teammeeting – Musterhausen, am 10. Februar 2024
Einleitung:
- Teilnehmer: Max, Anna, Paul
- Zeit: 14:00 – 15:30
- Ort: Konferenzraum 3
Tagesordnung:
Muster-Projekt XYZ Abgabetermin
- Beschluss: Projektverzögerung um ein Monat genehmigt.
- Aufgabe: Paul überprüft Lieferant X bis zum 20. Februar.
Planung:, Abschluss:
- Anna erstellt bis nächsten Montag eine neue Budgetübersicht.
- Nächstes Meeting: 17. Februar, 14:00 Uhr
(handschriftlich oder Papierformat ausdrucken)
Unterschrift, Protokollantin: Paulinchen Cleverina Unterschrift: 2. anwesende Person
Ein gut geführtes Protokoll ist mehr als nur eine Aufzeichnung – es ist ein Werkzeug, das Orientierung gibt, Verantwortlichkeiten klärt und den Fortschritt von Projekten sichert. Mit zunehmender Routine wird das Protokollieren nicht nur einfacher, sondern auch zu einem unverzichtbaren Bestandteil effizienter Arbeitsorganisation.
